پیش از آنکه صحبت درباره مراحل استقرار ERP را آغاز کنیم، شاید برای شما هم سوال ایجاد شود که ERP چیست؟ نرم افزار ERP (برنامه‌ریزی منابع سازمانی) یک راهکار جامع برای مدیریت و یکپارچه‌سازی فرایندهای کلیدی سازمان از جمله مالی، منابع انسانی، فروش، تولید، انبار و زنجیره تامین است. سیستم ERP با ایجاد یک پایگاه داده متمرکز، اطلاعات را بین واحدهای مختلف سازمان به‌صورت آنلاین و درلحظه به اشتراک می‌گذارند و امکان تصمیم‌گیری سریع‌تر، دقیق‌تر و مبتنی‌بر داده را فراهم می‌کنند.
اما صرف در اختیار داشتن یک نرم افزار ERP کارآمد، تضمینی برای بهره‌مندی از مزایای آن نیست. بسیاری از پروژه‌های ERP وجود دارند که در انتها به موفقیت نرسیده‌اند و دستاوردی برای سازمان نداشتند. اما علت چیست؟ آیا صرف انتخاب یک ERP خوب، تضمینی برای موفقیت آن نیز خواهد بود؟ کارایی و عملکرد واقعی این سیستم زمانی مشخص خواهد شد که پیاده سازی نرم افزار ERP، به‌درستی و با درنظر گرفتن شرایط مختلفی مانند زیرساخت‌های سازمان، وضعیت تکنولوژی موجود و توانمندی نیروی انسانی انجام شود. تجربه نشان داده است که درصد قابل توجهی از پروژه‌های ERP به دلیل اجرای نادرست یا برنامه‌ریزی اشتباه از اهداف اصلی خود باز مانده‌اند. طبق گزارش‌ها، ۳۰٪ از پروژه‌های ERP بیشتر از زمان پیش‌بینی‌شده به طول می‌انجامند و ۶۴٪ از آن‌ها از بودجه تعیین‌شده فراتر می‌روند؛ شرایطی که می‌تواند منجر به زیان مالی قابل‌توجه و اختلال در عملیات سازمان شود.
در این مقاله قصد داریم به بررسی مراحل استقرار نرم افزار ERP، روش‌های اصلی پیاده سازی، چالش‌ها و خطاهای رایج در این مسیر بپردازیم تا بتوانید با آمادگی بیشتر، پروژه ERP خود را طراحی و اجرا کنید.
استقرار ERP چیست؟
استقرار ERP مجموعه‌ای از اقدامات برنامه‌ریزی‌شده و مرحله‌به‌مرحله است که به‌منظور راه‌اندازی کامل یک سیستم ERP در یک شرکت انجام می‌شود. فرایند استقرار ERP تنها به نصب نرم‌افزار محدود نمی‌شود؛ بلکه شامل انتقال داده‌ها، پیکربندی سیستم، آموزش کاربران و انجام فعالیت‌های لازم پیش از راه‌اندازی رسمی و بررسی استقرار انجام گرفته است.
در طول اجرای فرایند استقرار ERP، تصمیمات مهمی اتخاذ می‌شود، مانند شخصی‌سازی نرم‌افزار و استفاده از ماژول‌های اختصاصی، که به‌طور مستقیم بر توانایی نرم افزار ERP در پاسخگویی به نیازهای واقعی سازمان تأثیر می‌گذارد. از همین‌رو، فرایند پیاده سازی ERP یکی از حساس‌ترین مراحل در راه‌اندازی و استفاده از این نرم‌افزار به‌عنوان یک ابزار تحول‌گرا در سازمان‌ها است.
یکی از عناصر کلیدی در موفقیت پیاده سازی نرم افزار ERP، مدیریت ارتباط با ذی‌نفعان مختلف است. کارکنانی که به‌طور مستقیم با سیستم جدید کار خواهند کرد، مدیرانی که درباره بودجه و منابع تصمیم‌گیری می‌کنند، شرکای خارجی که باید با سیستم هماهنگ شوند و همچنین فروشنده نرم افزار ERP یا شرکتی که قصد پیاده‌سازی نرم‌افزار خریداری شده را دارد، همگی باید در جریان فرایند استقرار قرار داشته باشند و تعامل مؤثر با آن‌ها برقرار شود.
مراحل استقرار ERP در سازمان‌ها
انتخاب روش مناسب برای پیاده سازی ERP، تنها نیمی از مسیر است؛ نیمه دیگر، برداشتن گام‌های درست و طی کردن مراحل اصولی در مسیر استقرار ERP است. استقرار موفق ERP، صرفاً به انتخاب نرم‌افزار مناسب خلاصه نمی‌شود. بلکه نیازمند طیف وسیعی از فعالیت‌هاست که اگر با دقت، برنامه‌ریزی و انعطاف اجرا نشوند، می‌توانند به نقاط شکست پروژه تبدیل شوند. در ادامه، مهم‌ترین مراحل استقرار ERP سازمانی را با یکدیگر مرور می‌کنیم:
۱. تعیین بودجه استقرار
هر پروژه ERP، پیش از هر اقدام اجرایی، به تخصیص بودجه نیاز دارد. حتی اگر این بودجه نهایی و دقیق نباشد، داشتن تصویری کلی از منابع مالی در دسترس، برای برنامه‌ریزی‌های بعدی ضروری است.
۲. ارزیابی فرایندهای در جریان سازمان
پیش از انتخاب نرم‌افزار یا طراحی راهکار، لازم است فرایندهای فعلی سازمان به‌دقت بررسی شوند. این ارزیابی، نقاط ضعف، گلوگاه‌ها و فرآیندهای نیازمند بازنگری را آشکار می‌سازد و پایه‌ای برای تدوین مستندات نیازمندی‌های سیستم خواهد بود.
۳. برنامه‌ریزی پروژه و تعیین اهداف
در این مرحله، تیم پروژه با مشارکت مدیران سازمان شکل می‌گیرد. اعضای این تیم (که معمولاً کارشناسان حوزه‌های مختلف کسب‌وکار هستند)، نیازمندی‌های کلیدی را مستند کرده، اهداف پروژه را مشخص می‌کنند و برنامه زمان‌بندی اولیه را تدوین می‌نمایند. این برنامه در ادامه با مشخص شدن انتخاب نهایی نرم افزار ERP، بازنگری خواهد شد.
۴. انتخاب سیستم ERP
انتخاب نرم افزار ERP یکی از مهم‌ترین و استراتژیک‌ترین تصمیم‌های این مسیر است. بررسی دقیق چند راهکار، دریافت دموهای عملیاتی، سنجش میزان تطابق با نیازهای سازمان و ارزیابی خدمات پشتیبانی هر گزینه، در این مرحله انجام می‌گیرد.
۵. پیکربندی سیستم
در این گام، تنظیمات سیستم ERP براساس نیازهای فنی و فرایندی سازمان انجام می‌شود. این کار غالباً با مشارکت مشاوران صورت می‌گیرد. از آن‌جا که سیستم‌های ERP معمولاً از انعطاف‌پذیری بالایی برخوردارند، وجود مستندات دقیق نیازمندی‌ها برای جلوگیری از انحراف در پیکربندی ضروری است.
۶. مهاجرت داده‌ها
یکی از حساس‌ترین مراحل، انتقال داده‌های موجود به سیستم جدید است. این مرحله باید با دقت بالا و تعریف محدوده مشخص انجام شود؛ برای مثال، داده‌های قدیمی که دیگر کاربرد ندارند، ممکن است حذف شوند. همچنین، باید تصمیم گرفته شود که داده‌های خارج از دامنه مهاجرت چگونه و کجا نگهداری شوند. ممکن برای نگهداری داده‌هایی که دیگر به آن‌ها نیازی نیست یک سرور جداگانه اختصاص داده شود تا در صورت نیاز، از این داده‌ها در آینده استفاده شود.
۷. تست عملکرد ERP
آزمون‌هایی همچون تست عملکرد، تست کاربری و تست پذیرش کاربران (UAT) در این مرحله اجرا می‌شوند. این آزمون‌ها باید در بازه‌های مشخص و قبل از انجام هر مرحله از پروژه انجام شود و مشکلات کشف‌شده به‌سرعت رفع گردند. نشست‌های روزانه بررسی مشکلات در این بازه کاملاً رایج است.
۸. آموزش و استقرار نهایی
پس از رفع مشکلات کلیدی، زمان آن فرا می‌رسد که سیستم وارد فاز بهره‌برداری شود. اما پیش از استقرار هایی، آموزش کاربران برای استفاده درست و اصولی از سیستم، باید با دقت بالا انجام گیرد. برای آموزش کاربرانی که ممکن است در آینده به سازمان اضافه شوند هم مستنداتی آماده می‌شود تا در اختیار آن‌ها قرار گیرد.
۹. پشتیبانی از ERP مستقر شده
پس از استقرار رسمی سیستم، تیمی کوچک‌تر مسئول پاسخگویی به کاربران، آموزش‌های تکمیلی، و اعمال تغییرات جزئی خواهد بود. در این فاز، اقدامات کلان یا توسعه قابلیت‌های جدید معمولاً انجام نمی‌گیرد مگر در شرایط اضطراری.
۱۰. ارزیابی و دریافت بازخورد
در پایان پروژه، یک ارزیابی رسمی با مشارکت ذی‌نفعان، تیم پروژه و کاربران انجام می‌شود تا مشخص شود آیا اهداف تعیین‌شده تحقق یافته‌اند یا خیر. این مرحله، آغازی برای بهبود مستمر و پایه‌گذاری فازهای بعدی توسعه ERP است؛ برای مثال، افزودن ماژول‌های جدید یا ارتقای فرایندهای تعریف شده.
